Co składa się na koszty druku w firmie?

Każda firma, niezależnie od branży, napotyka na konieczność kontrolowania wydatków na druk dokumentów. Pełne zrozumienie, co rzeczywiście składa się na koszty druku w firmie, to pierwszy krok do ich skutecznej optymalizacji. Uwzględnić należy nie tylko oczywiste czynniki, jak toner lub tusz, ale również szereg innych elementów:

O skuteczności zarządzania kosztami decyduje spojrzenie całościowe, które opisaliśmy również w poradniku Dlaczego konserwacja drukarki to klucz do oszczędności i niezawodności?.

Porównanie kosztów zakupu drukarki a dzierżawy

Jednym z fundamentalnych wyborów jest decyzja: kupować czy wynajmować drukarkę? Zakup oznacza pełną odpowiedzialność za urządzenie, jego utrzymanie, naprawy i materiały. Dzierżawa drukarek dla firm, zwłaszcza w modelu ze stałą opłatą ryczałtową, pozwala przenieść te obowiązki na dostawcę, zapewniając przewidywalność kosztów i szybki serwis.

Z punktu widzenia MŚP dzierżawa oznacza niższą barierę wejścia, brak niespodziewanych opłat i możliwość szybkiego skalowania rozwiązań w miarę rozwoju firmy. Szczegóły omówiliśmy w artykule Wynajem drukarek dla firm: oszczędność i elastyczność.

Koszty eksploatacji drukarek laserowych i atramentowych

Koszty eksploatacji drukarek różnią się znacznie w zależności od technologii:

Warto wziąć pod uwagę wszystkie czynniki — zarówno cenę materiałów, jak i ewentualny serwis czy czas potrzebny na obsługę awarii. Jeśli szukasz sprzętu szytego na miarę firmy, polecamy ranking Najlepsze drukarki do biura i małej firmy w 2024.

Jak dokładnie obliczyć koszt druku jednej strony?

Oszacowanie realnego kosztu wydruku strony jest kluczowe do zarządzania budżetem. Poniższy wzór pozwala uwzględnić wszystkie istotne składowe:

Koszt druku strony = (Cena tonera/tuszu ÷ liczba możliwych wydruków) + (Koszt papieru ÷ liczba stron) + (Koszt energii ÷ liczba stron) + (Amortyzacja urządzenia ÷ liczba stron) + (Koszt serwisu ÷ liczba stron)

Dla przykładu – jeśli toner kosztuje 400 zł (wydajność 8 000 stron), ryza papieru (500 szt.) 20 zł, energia na miesiąc to 5 zł przy wydrukowaniu 2 000 stron, a miesięczna amortyzacja to 30 zł, koszt wydruku jednej strony wynosi:

Suma: 0,1075 zł za stronę A4 (bez kosztu serwisu i robocizny). Dodając te czynniki zyskujesz pełny obraz ceny druku 1 strony A4.

Optymalizacja kosztów drukowania w firmie – praktyczne sposoby

Audyt drukowania i Managed Print Services (MPS) – nowoczesne metody optymalizacji

Audyt drukowania w firmie pozwala zidentyfikować, gdzie powstają realne straty i jak można efektywnie je ograniczyć. Analizowane są zarówno liczby wydruków, jak i nawyki pracowników czy wykorzystanie sprzętu. Na tej podstawie wdraża się Managed Print Services (MPS) – kompleksową usługę zarządzania całością procesów drukowania i kopiowania. Dzięki MPS możliwe jest:

Case study: Jak MŚP zaoszczędziły na druku dzięki optymalizacji i dzierżawie drukarek

Przykład 1: Biuro rachunkowe, 12 pracowników
Po wdrożeniu audytu i przejściu na dzierżawę drukarek HP w Ecopartner, firma ograniczyła wydruki kolorowe o 40%. Stała opłata miesięczna objęła także tonery i serwis w 24h. Roczna oszczędność: 6800 zł (przy tej samej liczbie obsłużonych klientów).

Przykład 2: Mała firma usługowa (6 osób)
Zamiast serwisować dwóch wiekowych atramentowych drukarek, firma zdecydowała się na wynajem nowoczesnej drukarki laserowej z MPS. Koszty zakupu materiałów i awarii zredukowano o 50%, a czas potrzebny na obsługę zgłoszeń technicznych skrócił się z kilku dni do 24 godzin. Roczna oszczędność: 3200 zł.

Podsumowanie i rekomendacja – czym kierować się przy wyborze rozwiązania

Odpowiednia strategia drukowania w firmie powinna opierać się na rzetelnej analizie potrzeb oraz kalkulacji wszystkich kosztów. Warto rozważyć audyt i skorzystać z nowoczesnych rozwiązań takich jak Managed Print Services oraz dzierżawa drukarek od sprawdzonych partnerów. Chcesz obniżyć wydatki i zyskać spokój? Dowiedz się, jak działa wynajem drukarek dla firm lub umów się na darmową konsultację i zoptymalizuj koszty drukowania z Ecopartner.

FAQ – najczęstsze pytania

Jak obniżyć koszty drukowania?

Podstawą jest ograniczanie drukowania niepotrzebnych dokumentów, stosowanie druku dwustronnego i czarno-białego, wybieranie wydajnych urządzeń oraz korzystanie z audytu drukowania i usług MPS, które pozwalają monitorować i kontrolować zużycie na bieżąco.

Jak dokładnie obliczyć koszt druku jednej strony?

Koszt druku strony obliczamy sumując: koszt tonera/tuszu na stronę, koszt papieru, udział kosztów energii, amortyzacji urządzenia i ewentualnych serwisów, dzieląc te wydatki przez liczbę drukowanych stron.

Co wpływa na cenę druku strony?

Na cenę druku 1 strony A4 mają wpływ: rodzaj urządzenia (laserowe/atramentowe), cena tonera/tuszu, jakość i cena papieru, częstotliwość serwisów, zużycie energii oraz skala wydruków.

Czy lepiej kupić czy wynająć drukarkę?

Dla MŚP wynajem drukarki pozwala uzyskać kontrolę nad kosztami, dostęp do najnowszych urządzeń i natychmiastowy serwis – to rozwiązanie korzystne zwłaszcza dla firm bez działu IT lub z dużymi sezonowymi wahanami w liczbie wydruków.

Jak działa audyt drukowania?

Audyt polega na szczegółowej analizie liczby, typów i kosztów wydruków oraz nawyków pracowników. Pozwala dobrać optymalne urządzenia i procedury, które przynoszą oszczędności oraz usprawniają funkcjonowanie biura.

Czym jest Managed Print Services (MPS)?

To kompleksowa usługa outsourcingu zarządzania drukiem. Obejmuje monitoring zużycia materiałów, automatyzację zamówień, zdalny serwis i wsparcie techniczne, prowadząc do znacznych oszczędności i minimalizacji nieprzewidzianych kosztów.

Jakie są koszty eksploatacji drukarek laserowych i atramentowych?

Koszty eksploatacji drukarek laserowych są niższe przy dużym wolumenie wydruków z uwagi na wysoką wydajność tonerów i dłuższy czas życia urządzeń. Drukarki atramentowe mają niższy koszt początkowy, ale wyższe koszty eksploatacyjne i większą awaryjność przy intensywnym użyciu.

Jak oszczędzać na wydruku w pracy?

Ograniczaj wydruki do minimum, ustalaj zasady korzystania z kolorowego druku, korzystaj z funkcji autoryzacji i raportów, serwisuj regularnie urządzenia i korzystaj z modeli dzierżawy bądź usług typu MPS dla pełnej kontroli kosztów.